2024 рік

ДОВІДКА

за результатами перевірки стану ведення діловодства

в Очаківському міськрайонному суді Миколаївської області в 2024 році

Відповідно до п. 9 розділу І Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (зі змінами) 05 лютого 2025 року було здійснено перевірку організації роботи Очаківського міськрайонного суду Миколаївської  області.

Перевірка стану організації роботи Очаківського міськрайонного суду Миколаївської   області включала наступні питання:

- загальні питання ведення судового діловодства;

- порядок реєстрації та обліку вхідних документів відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (зі змінами);

- порядок створення справ в КП «Д-З», достовірність та повнота реєстрації та переміщень документів засобами КП «Д-З»;

- ведення номенклатурних справ працівниками канцелярії суду;

- правильність та своєчасність  відправки судових рішень до ЄДРСР, проставляння дати  набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР;

- своєчасність передачі судових справ до канцелярії суду після розгляду;

- стан ведення діловодства в архіві суду.

Загальні питання ведення судового діловодства

 Діловодство Очаківського міськрайонного суду Миколаївської області ведеться державною мовою,  відповідно до п.7 ст.1 Закону України «Про забезпечення функціонування української мови як державної». Організацію діловодства в суді та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами забезпечує керівник апарату суду БОЖЕНКО Людмила Олександрівна, яка забезпечує також організацію роботи працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат, щодо організаційного забезпечення діяльності місцевого суду.

В своїй роботі працівники Очаківського міськрайонного суду Миколаївської   області керуються Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (із змінами), Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (із змінами), Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України № 1087 від 07.12.2017 року (із змінами), Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженим рішенням Вищої ради правосуддя № 1200/0/15-18 від 19.04.2018 року (із змінами), Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України № 578/5 від 12.04.2012 року (із змінами), Типовою інструкцією про порядок ведення, обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затверджену постановою Кабінету Міністрів України № 736 від 19.10.2016 року (із змінами), Інструкцією про передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України № 168 від 15.12.2011 року.

 Журнали, що передбачені Інструкцією з діловодства ведуться належним чином, прошиті, пронумеровані та скріплені гербовою печаткою та підписом голови суду.

План роботи суду складається на рік. Він містить відомості про характер заходів, їх виконавців, строки виконання та відмітку про виконання. Наказом голови суду № 16 від 01 січня 2024 року затверджений План роботи Очаківського міськрайонного суду Миколаївської області на 2024 рік. Є відмітки про виконання. Відмітки проставляються по мірі виконання поставлених завдань згідно із датою виконання.

При вивченні встановлено, що Планом роботи передбачаються заходи, спрямовані на організаційне забезпечення діяльності суду, вивчення, аналізи та узагальнення судової практики, вони є обґрунтованими, відображають роботу суду з різних напрямків – організаційну, аналітичну, кадрову, проведення семінарів та навчань працівників апарату, інше.

Виконавцями дотримуються строки проведення запланованих заходів, щодо кожного заходу в наряді міститься відповідний документ про його проведення -  аналізи, письмові довідки.

В суді на постійній основі проводяться навчання, доповіді за кожною темою.

В суді ведеться Номенклатура справ суду, затверджена головою суду, відповідає вимогам Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17.04.2012  року за № 571/20884 та Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженого Наказом Державної судової адміністрації України 07.12.2017 року за № 1087.

Ведеться робота за зверненнями громадян, інформаційними запитами та запитами на публічну інформацію. У 2024 році до суду надійшло 10 запитів про надання публічної інформації. Всі запити  були розглянуті в строки передбачені законодавством.  Строки розгляду звернень та запитів громадян контролюються  безпосередньо головою суду.

Керівником апарату суду Боженко Л.О. робота ведеться у відповідності до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (із змінами), Законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», внутрішніх організаційних документів.

Порядок реєстрації та обліку вхідних документів відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (із змінами)

Керівником апарату суду Боженко Л.О. проведено перевірку порядку прийому кореспонденції, реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції в КП «Д-3».

За результатами перевірки порядку прийому кореспонденції, реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції в КП «Д-3» встановлено, що всі вхідні документи реєструються в канцелярії Очаківського міськрайонного суду Миколаївської області в комп’ютерній програмі «Д-3» відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (із змінами), Інструкції користувача комп’ютерної програми «Д-3» та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (із змінами). Всі вихідні документи реєструються відповідальними працівниками апарату суду в комп’ютерній програмі «Д-3» відповідно до вищевказаних нормативних актів.

Судові справи канцелярією передаються суддям на розгляд у день їх реєстрації, щоденно друкуються реєстри передачі справ.

Порядок створення справ в КП «Д-З», достовірність та повнота інформації при реєстрації документів засобами КП «Д-З»

З метою перевірки роботи працівників апарату суду були проведені перевірки своєчасності та правильності розподілу судових справ, правильності ведення та заповнення обліково-статистичних карток у 2024 році.

За результатами перевірки встановлено, що ОСК по справах реєструються (створюються) у відповідності до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (зі змінами), Інструкції користувача комп’ютерної програми «Д-3» та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (зі змінами).

Матеріали, що надійшли до суду, реєструються в КП «Д-3» в день надходження.

Перевіркою повноти внесених відомостей до ОСК по справах встановлено, що розділи заповнюються відповідно до Інструкцій, крім випадків, коли необхідна інформація відсутня при подачі документів.

Також перевіркою встановлено наявність поодиноких випадків помилок в заповненні ОСК.

За результатами перевірки, відповідальним за реєстрацію матеріалів в КП «Д-3» працівникам апарату суду (Турчину Ю.О., Парамєєвій Л.О., Боженко Л.О., Басовій Н.Г.) наголошено на необхідності більш уважно вносити відомості до ОСК по справах. Усі виявлені недоліки невідкладно виправлялися.

Ведення номенклатурних справ працівниками канцелярії суду

Керівником апарату суду Боженко Л.О. проведено перевірку порядку ведення номенклатурних справ працівниками канцелярії суду.

За результатами перевірки встановлено, що працівниками канцелярії суду ведуться номенклатурні справи відповідно до Номенклатури справ Очаківського міськрайонного суду Миколаївської області на 2024 рік, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (зі змінами), посадових інструкцій працівників апарату та їх функціональних обов’язків.

За висновками перевірки встановлено, що номенклатурні справи наявні в повному обсязі. Документи після їх опрацювання вкладаються вчасно до відповідних номенклатур відповідальними особами.

За результатами перевірки, відповідальним за ведення номенклатурних справ наголошено на необхідності вчасно продовжувати вносити інформацію до вказаних номенклатурних справ.

Також перевірці підлягали реєстри судових справ і матеріалів переданих на розгляд головуючому судді. Недоліків ведення Реєстрів не виявлено, справи передаються судді в день їх реєстрації.

Правильність та своєчасність  відправки судових рішень до ЄДРСР, проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР

Проведено перевірку своєчасності  відправки судових рішень до ЄДРСР, проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР.

За результатами перевірки встановлено, що рішення Очаківського міськрайонного суду Миколаївської області своєчасно направляються до ЄДРСР. Кількість рішень, відправлених до ЄДРСР, відповідає кількості ухвалених рішень суддями, які підлягають відправленню до ЄДРСР.

Перевіркою встановлено, що дати набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР, проставлялися в процесуальних документах в основному вчасно. Виявлено, що в 24 процесуальних документах не було проставлено дату набрання законної сили, з яких в 19 не проставлені дати набрання рішенням законної сили у випадках апеляційного оскарження рішення (вироку, ухвали, постанови) у справі та за відсутності зворотного повідомлення про отримання відповідачем судового наказу.

Своєчасність передачі судових справ до канцелярії суду після розгляду

Проведено перевірку своєчасності передачі судових справ до канцелярії суду після розгляду справи суддею.

За результатами перевірки встановлено, що судові справи своєчасно передаються секретарями судового засідання до канцелярії суду після розгляду відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 року № 814 (із змінами).

Виявлено поодинокі випадки затримки справи у секретарів судового засідання, що не вплинули на своєчасне звернення їх до виконання.

В процесі вивчення роботи канцелярії було вибірково перевірено порядок оформлення документів у цивільних, адміністративних, кримінальних справах, справах про адміністративні правопорушення.

Матеріали, які надходять до суду підшиваються відповідно до хронології. Сторони по справах належним чином повідомляються про рух справи, про що свідчать їх  розписки про отримання повісток про день та час розгляду справи, або повідомлення про доставку повісток у вигляді СМС-повідомлення.

Заповнення обкладинок на справу здійснюється належним чином, на справах, які були оглянуті у канцелярії, повністю заповнений внутрішній опис справи, вказані дати розгляду справи.

Всі матеріали, які мають  відношення до  конкретної справи  у порядку виконання, підшиваються до справи з продовженням опису документів у справі.

За результатами перевірки рекомендовано секретарям судового засідання дотримуватися строків передачі справ до канцелярії після їх розгляду суддями.

Стан ведення діловодства в архіві суду

Відповідальною за архів суду визначено архіваріуса КРАВЧЕНКО Ларису Анатоліївну.

Ведення архівної справи здійснюється згідно з вимогами Інструкції
про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду (далі - Інструкції про порядок передання до архіву місцевого суду), затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 року № 168 (зі змінами) та Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого  наказом Державної судової адміністрації України від 07.12.2017 року № 1087.

Відповідно до наведеної вище Інструкції, у суді створено експертну комісію суду (далі ЕК) з числа працівників апарату суду.

Положення про ЕК Очаківського міськрайонного суду Миколаївської області затверджено наказом голови суду від 10.08.2023 року № 228.

В архіві Очаківського міськрайонного суду Миколаївської області зберігаються документи за 1944-2024 роки. Це справи постійного, тривалого (понад 10 років), справи тимчасового зберігання (кримінальні, цивільні, адміністративні справи, справи про адміністративні правопорушення, справи загального діловодства, журнали  та картотеки).    

Усі справи, які зберігаються в архіві суду, систематизуються у в’язки. На кожну в’язку прикріплюється ярлик, на якому вказується перший і останній номери справ, які містяться у в’язці, та відповідний рік.

Вилучені зі знищених справ оригінали судових рішень підшиті в книги з пронумерованими сторінками та зберігаються по рокам.

Справи з архіву видаються для ознайомлення за  резолюцією судді або голови суду на підставі письмової вимоги (заяви) особам зазначеним п. 1 розділу 10 Інструкції з діловодства суду.

Відповідно до Інструкції з діловодства факт ознайомлення із матеріалами справи фіксується в журналі видачі судових справ.

Передача справ на зберігання до архіву суду здійснюється після внесення відповідної інформації до КП «Д-3».   

Описи та акти про знищення справ зберігаються в окремій справі.

 Усі справи, які було оглянуто в архіві суду, мають внутрішній опис документів, кількість аркушів у справі, вказаних у внутрішньому описі, відповідає реальній кількості аркушів. Також, на обкладинках оглянутих справ є відмітка про термін зберігання справи та підпис судді, що підтверджує, що у суді дотримуються вимог щодо оформлення справи після її розгляду та порядку передачі справ в архів суду. 

Усі оглянуті судові справи містять засвідчувальний напис, який складено відповідно до вимог Інструкції.

Висновки

      На підставі перевірки стану ведення діловодства в Очаківському міськрайонному суді Миколаївської  області у 2024 році можна зробити висновок  про задовільний  рівень стану судового діловодства.

Для забезпечення більш високого стану організації судового діловодства рекомендовано:

• відповідальним особам за рух судових справ  запровадити щомісячну практику формування  звітів усіх видів судочинства задля своєчасного виявлення помилок, моніторингу причин їх виникнення та з метою недопущення таких помилок в кінці звітного періоду;
• при проведенні навчань з працівниками апарату суду особливу увагу приділяти темі своєчасного та достовірного заповнення ОСК;
• заступнику керівника апарату суду Загребі Н.Г. посилити контроль за веденням діловодства в Очаківському міськрайонному суді Миколаївської області та доповідати про стан ведення судового діловодства керівнику апарату суду на нарадах працівників суду, в разі виявлення порушень доповідати невідкладно;
• інформацію, викладену у даній Довідці довести до відома працівників апарату суду.

Керівник апарату суду                                                                                     Людмила БОЖЕНКО